电脑怎么样信息不会泄露(如何防止文档信息泄露，用office自带的保护文档功能安全吗？)

视频讲解通道

为了帮助用户保护数据和隐私安全，微软在办公三件套中，都提供了文件保护功能，但这些功能你真的会用吗？

在三种办公软件里，excel的文件保护机制最多，其中含有7中不同类型的保护方式，而word和PPT则较少，但其保护方式在excel中也有囊括，所以我们就以excel的文件保护方式为例，来看看这些文件保护方式的区别和用途。

在这7类文件保护类型中，根据其文件保护等级可以将其划分为三类，文件级，工作簿级和工作表级，按照权限等级可以划分为两类，有限访问权限，完全访问权限，也就是只读和完全控制。

文件级的保护是通过密码或其他形式对整个文档进行保护，限制用户打开、阅读或编辑等功能。工作簿级的保护是通过密码锁定工作簿的结构。锁定工作簿结构可阻止其他用户添加、移动、删除、隐藏和重命名工作表。工作表级的保护可以控制用户在工作表中的工作方式。你可以指定用户在工作表中可执行的具体操作，从而确保工作表中的所有重要数据都不会受到影响。例如，只添加行和列，或仅排序等，一旦添加了工作表保护，被保护的工作表中的所有内容都将受到保护，包括但不限于单元格、区域、公式和窗体控件等其他元素。

由于word和PPT没有工作簿和工作表结构，所以word和PPT的保护方式都是文件级的保护方式，此外，文件级，工作簿级和工作表级三种保护方式可以同时设置不会互斥。

先让我们来看看文件级的保护方式，文件级的保护方式有5种，以只读方式打开，用密码进行加密，限制访问，添加数字签名和标记为最终。

其中只读方式打开、添加数字签名和标记为最终这三种方式任何人都可以打开文件阅读文件里的内容，用密码进行加密和限制访问则需要验证身份或密码才能阅读文件内容。

以只读方式打开文件

想要设置以只读方式打开文件，可以依次点击文件>信息>保护工作簿>始终以只读方式打开，如果要取消设置，设置途径一样，取消选中始终以只读方式打开即可。

设置以只读方式打开的保护文档在每次打开时，会弹出是否以只读方式打开文件的弹窗，如果选择否，打开文件后就可以获得完全控制权限，进行任意修改，如果选择是，在打开文件后，会在文件名称后显示只读样式，你可以看到文件中的内容，但是无法修改文件中的任何内容。

标记为最终

标记为最终与以只读方式打开安全保护权限类似，使用标记为最终的方式保护文件只能阅读无法进行任何内容修改，但是标记为最终的文件在打开文件时不会有弹窗提示，但是打开之后会在菜单栏下黄色高亮显示标记为最终，同时在旁边有仍然编辑按钮，点击该按钮后就可以获得文件的编辑权限。

如果你没有看到该高亮提醒，或者不小心将该提示关掉了，也可以依次点击，文件>信息>保护工作簿>标记为最终，以关闭文件最终状态的保护。

此外，标记为最终和只读方式打开可以同时设置，设置时先设置以只读方式打开，再标记为最终。如果想要关闭这两个设置，需要在打开文件时先选择不以只读方式打开，先取消文件标记为最终状态，再关闭只读方式打开。

添加数字签名

添加数字签名与前面两种文件保护方式的最后实现效果一致，都是只能阅读，不能编辑，但在文件真实性和完整性上比前两种方式更高，数字签名是电子邮件或电子文档等数字信息上的一种经过加密的电子身份验证戳。

数字签名用于确认邮件或文档来自签名人且未经更改，而前两种方式可以轻松修改文件里的内容而无法验证内容是否被修改。所以它在保护文件的真实性和完整性上比前两种方式更高。若要创建数字签名，您需要具有用于证实身份的签名证书。

当您发送含有数字签名的文档时，证书和公钥也会随之一起发送。证书由证书颁发机构颁发，证书的有效期通常为一年，超过此时间后，签名人必须续订或获取新的签名证书才能确认身份。

你可以从第三方证书颁发机构中购买数字证书或获取免费的数字证书，也可以自己创建自签名证书，但是自签名证书很容易被伪造所以安全性无法保证，使用自签名证书签发的数字签名在其他用户打开时会收到安全警告。

添加数字签名的方法如下，依次点击文件>信息>保护工作簿>添加数字签名，然后在弹出的签名对话框中依次设置承诺类型，签署文档目的，选择签署证书，然后点击签名即可。

添加了数字签名的文件会自动设置标记文件最终状态，以保证文件不会被修改，如果点击仍然编辑，数字签名将会被删除，你就会知道该文件被修改过。

以上三种方式都提供了阅读访问权限，如果想要限制文件的阅读访问权限，使用身份验证或密码的方式才能打开文件可以用密码进行加密或限制访问功能。

用密码进行加密

用密码进行加密后，如果想要打开文件必须先输入密码进行验证。

设置用密码进行加密的方法如下：依次点击文件>信息>保护工作簿>用密码进行加密，然后在弹出的对话框中输入密码，点击确定后再次输入密码进行确认，设置完后再次打开文件就需要输入密码才能打开。

如果忘记密码没有任何方式可以打开文件或找回密码，只能不断输入密码进行尝试。如果想要取消文件密码加密，与添加密码的操作路径一致，只需在弹出的对话框中删除原有密码，使密码框中保持空白然后点击确定即可。

限制访问

如果你使用的是Microsoft365订阅账户或你的组织具有使用信息权限管理(IRM)进行设置的权限，则可以将任何可用的IRM权限应用于文档。IRM是一种数字安全控制技术，它可以应用各种权限和访问控制，以确保只有授权用户才能查看，编辑或打印。

设置IRM权限，限制访问的方法如下：依次点击文件>信息>保护工作簿>限制访问，在权限设置对话框中，针对不同的用户设置不同的访问权限，没有访问权限的用户则无法查看文件中的内容。

与密码保护不同的地方在于，该方法无需密码就可以保护文件内容，只需要验证用户登录身份即可，设置了限制访问的文件无法通过普通方式破解其安全保护，可应用于商业级信息保护。如果想要取消限制访问功能，设置途径一样，最后选择无限制访问即可。同样限制访问功能与其他文件保护方式可以同时设置。

工作簿保护和工作表保护

除了以上文件级的保护外，excel所特有的工作簿保护和工作表保护，其步骤与用密码对文件进行加密的步骤一样。依次点击文件>信息>保护工作簿>保护工作簿结构或保护工作表，然后输入密码。此外你也可以在，审阅菜单选项中点击保护工作簿或工作表，设置工作簿和工作表的保护密码。

设置保护工作簿和工作表的效果与以只读方式打开的文件类似，这两种加密方式可以阅读文件内的信息，但是无法修改，与只读方式不同是，只读方式保护的文件无需密码就可以获取到文件修改权限，但是保护工作簿和工作表需要验证密码才可以获取修改权限。

在word中该功能叫限制编辑。如果想要移除密码保护，设置路径不变，密码验证通过后就可以撤销密码保护功能。

讲完各文件保护方式的功能和设置方法，接下来，让我们一起来看看这集中文件保护方式的优缺点以及我们应该如何应用这些保护。

前面我们提到根据权限等级划分，分为有限访问权限，完全访问权限，如果你想让其他人能看到文件中的内容，但是不希望他们修改这些内容，那么你可以使用有限访问权限的方式对其他用户提供有限的访问权限，如果你不希望任何人看到文件里的内容，那么你可以使用完全访问权限的验证方式只对你自己提供完全访问权限。

始终以只读方式打开的文件保护等于摆设，任何人都可以选择不以只读模式打开，然后编辑文档内容，该功能通常用于审核或校验文档时防止误操作时使用。标记为最终也是一个没有任何安全性的保护设置，任何人都可以编辑文件并重新设置该文件为最终版本，无法验证文件是否被修改过。添加数字签名相较于只读和标记为最终的优点是，该方法在一定程度上可以验证文件是否被修改过，但如果计算机中的私钥泄露或采用自签名的证书，仍然存在文件被修改和替换的风险。保护当前工作表和保护工作簿结构这两种文件保护方式，需要验证密码才能修改文件内容，在一定程度上阻碍了部分用户修改文件的可能，但是无法阻止那些会百度的用户破解密码。

使用保护工作表的功能限制用户编辑权限的方式非常不安全，通过修改excel文件后缀为rar文件格式，修改其中的密码保护相关代码即可移出工作表的密码保护。

在限制访问中，只授予用于阅读权限是目前位置最安全的有限访问权限保护设置，它的缺点就是需要花钱订阅365服务才能使用该功能。使用限制访问功能只对自己开放完全控制权限，是最为安全的信息保护措施，无需记住密码，只需要验证身份就可以查看编辑文件。使用密码对文件进行加密是相对安全的一种文件保护设置，这种方式不能像保护工作表那种方式移除文件保护，但是这种方式也有缺点，由于该密码保护不像手机这类密码保护一样，设置连续错误限制输入密码的方式防止暴力破解，所以采用密码库暴力破解也有可能导致信息泄露，同时自己忘记了密码也无法打开文件，或找回密码，只能寻求专业人员帮助。

当然，这些所有的文件保护设置也可以交叉使用，例如，同时设置文件密码加密，和工作表密码保护，当然两种加密方式的密码不要设置为相同的，你将文件的打开密码告诉给其他人，但是保留工作表密码，这样获得打开文件密码的人就只能阅读，不能修改，且不能通过上述所讲的修改后缀的方式移除密码保护。