电脑怎么样跳行打字快(Excel设置同时禁止两种数据录入操作——重复或间隔空白行录入)
导读:一、Excel录入防错的意义,二、禁止重复或间隔空白行录入的设置方法,三、函数含义说明,四、图示说明
一、Excel录入防错的意义
大家都知道,有价凭证在填写小写金额时,金额前面要打上"¥"符号,在填写大写金额时,最高位前要打上"(×)"符号。为什么?因为要提高作假难度,防止人为方便在空白处补上数字作假。同理,我们在制做各种Excel表格时,为了严谨起见,也就不能在中间留有空白单元格。
特别是在创建Excel数据资料时,为了查询和统计的准确性,需要对数据源的关键字段进行标准化处理,即字段内容的唯一性与连续性等,也就是说输入的内容不能重复相同,输入时不能间隔空白行跳行输入。如何能万无一失的确保内容唯一性和连续性呢?提升操作者的专注力,这是必须的,但还不足于确保万无一失,只有技术手段,让机器来把关,才能做到绝对的正确。即通过设置Excel禁止重复或间隔空白行录入数据的方法来规范数据的录入操作。
二、禁止重复或间隔空白行录入的设置方法
第一步,选择所有需要录入客户名称的区域,接着点击菜单栏数据下展的数据有效性按钮,在弹出的下拉列表中选择数据有效性,在数据有效性对话框中选择设置选项卡,在有效性条件的允许下拉输入框中选择自定义,然后在公式的输入框中输入公式"=AND(OFFSET(A6,-1,0)<>"",COUNTIF(A:A,A6)=1)",紧接着点击选择出错警告选项卡(详见图1);第二步,在标题输入框中输入"客户名称输入错误",在错误信息输入框中输入"客户名称要连续输入,不能隔空行,而且不能重复输入相同的名称。请取消后重新输入!",最后点击确定完成设置(详见图2)。结果预览详见图3。
三、函数含义说明
AND函数:不确定的多参数函数,当所有参数匀为真时,返回值为真,否则为假。本例为两个参数,第一个参数为活动单元格的上一格不为空,第二个参数为A列中A6单元格的内容出现次数为1,即不能重复,结果两个条件必须同时满足;OFFSET函数:本函数有五个参数,第一个参数为,参照偏移的起始单元格名称,第二个参数为,上下偏移行数,第三个参数为,左右偏移列数,第四个参数为,新引用区域的行数,第五个参数为,新引用区域的列数。本例函数含义为,读取A列可输入单元格名称A6的前一行并且同一列的单元格的数值,省略第四第五两个参数;COUNTIF函数:本函数有两个参数,第一个参数为,需要计算的区域,第二个参数为,满足条件的内容。本例函数含义为,计算出A列中等于A6的单元格数量。公式含义:活动单元格的上方相临的单元格的数值不等于空字符串,而且,活动单元格的内容没有与本列中其他单元格内容相同。
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四、图示说明
图1设置有效性公式
图2设置错误提示信息
图3效果预览