电脑文件怎么样整理规范(电脑上文件太多，怎么管理？)

作为生产力工具，我们的电脑每天都会接受和产生大量文件，时间一长，对于不同类别和版本文件的处理工作就成为了一项考验职场人能力的重要指标。

大多数人的日常工作是与海量文件数据打交道，快速锁定文件位置、进行精确的文件归纳和分类等是他们的最大需求，我们可以简单将其归纳为能够进行高效的文件管理这一能力。

借用知识管理领域中「DIKW模型」的概念，我们可以将Data（数据）、Information（信息）、Knowledge（知识）、Wisdom（智慧）纳入到一个纵向的金字塔分层结构中。

要对文件进行高效管理，就是要在装载着“信息”的文件中寻找有效内容，建立联系将其变成知识，形成文件管理者自身的智慧逻辑。换句话说，要做好文件管理，除了要能够更快地找到想要的文件，我们还需要将处于“数据和信息”阶段的文件变成“知识和智慧”。

我们将高效的文件管理过程归纳为四个小技巧，分别与「DIKW模型」中的四个层级一一对应，即文件的备份&同步、科学命名、合理归类和高效搜索，帮助大家轻松管理100+项目，1秒找到想要的文件，从而实现对海量文件的高效管理。

下面我们就结合上图提及的4点，为大家解构如何用亿方云企业云盘实现高效的文件管理。

01数据-文件的备份&同步

数据是我们进行文件管理的基础。但在日常工作中，海量文件的收集和整理是大家最头疼的事情。有时候需要异地办公，或者临时处理一个文件，但内容都存在公司电脑上怎么办？这个时候，文件的多端同步就显得非常重要了。

亿方云企业云盘：通过拖拽上传文件

在亿方云企业云盘上，我们可以直接新建文件夹，将本地文件上传至文件夹中，方便直接对文件进行分类管理。同时，我们也可以借助亿方云的「多端同步」功能，让本地文件与云端文件自动完成同步。

这种在多个平台上共用同一个“收件箱”的机制，可以帮助我们提高文件管理的效率。

亿方云企业云盘：手机上预览&编辑文件

不管是出差还是异地办公，我们只需要将工作分为多个不同方向的文档，即便临时有事，也能在路上/在家里也能直接登录亿方云企业云盘查看、编辑，不用受限于公司办公电脑。

02信息-科学的文件命名

对文件进行管理，首先要做的就是进行命名。未经命名或是混乱的文件命名不仅没有意义，还会加重我们的工作量。

通过命名，可以让文件就从没有意义的“数据”变成“信息”。接下来我们来具体分析一下两种情况下的文件命名：一是对不同类型文件的命名，二是同一个文件的不同版本的命名。

①不同类型文件的命名

每个人都有自己的命名习惯，不管你使用123，还是onetwothree，或是いちにさん，你只需记住这份文件是什么，需要的时候搜什么关键词。

不同场景和需求下，文件命名的方法可以不一样。

网上下载的文件，可以只用「关键字」进行命名，最好的方法就是使用文件本身已经使用的名称，这样显得更加直观清晰。

有时间线的文件，比如工作文件和照片文件，可以用「日期序列+关键词」的命名方法。

同一项目下的相关文件，则可以用「关键字+编号序列」的方法来命名，好处是可以让这些相关的文件排在一起。

不同模块之间也可以用-或_来进行区隔让整体看起来更清晰。记住命名规范中最重要的一点：一定要选择自己习惯的命名方式，然后坚定地执行。

②同个文件不同版本的命名

打个比方：我们编辑好一份文档后，需要经过相关领导的审阅，然后再根据修改意见反复修改、保存多个版本......

这种时候，如果我们还按照寻常文件的命名方式就会影响文件查找效率。（甚至有时候自己也会分不清！！！）

但如果我们使用亿方云在线文档，就不会担心上述问题了，因为我们可以用强大实用的「历史版本」一键解决。

亿方云在线文档会自动记录编辑的时间、保存的版本、编辑人，无需手动反复保存！

亿方云企业云盘：查看「历史版本」

打开亿方云企业云盘上的任一文件，点击右侧即可看到「历史版本」。更酷的是，所有版本皆可预览，支持“设为最新版本、下载、删除”等操作。

03知识-合理归类

对文件进行命名后，文件就从“数据”变成了“信息”，但信息的简单累加不会成为知识，达到整洁有序还得要靠文件的分类和归档，对文件进行分类，可以让文件之间建立联系，并形成系统化的结构：做好文件分类体系，把每一个文件放到应有的位置上。

①分类的维度

例如，Windows上我们可以将D盘设为工作盘，E盘和F盘来放置生活和休闲的东西。而Mac没有硬盘分区的概念，所以还是通过文件夹来进行分类。

我们还可以根据一些特定的分类方法进行尝试，比如知识本身的性质和编辑时间和项目内容等，「杜威十进制分类法」也是一种高效简洁且易用的分类方法。

分类前建议先根据自己主要的工作内容，构思和整出主要的分类模块。同时，为了达到整体的简洁有序，要避免层级过多，每个层级尽量不超过3层。

一个简单清晰的文件夹分类

②文件夹命名

在文件分类逻辑梳理完之后，我们可以用【数字+项目】的方式对文件夹进行命名。这种命名方式的好处是简单易操作，而且可以让系统按名称进行有序排列，整体上会更有秩序感。

04智慧-高效搜索

知识与智慧之间的关系，就好比知识是数据库，而智慧是基于数据库的人工智能。通过对知识的重新建构，可以解决不同场景下的各种问题，能够灵活地运用知识才有智慧的表现。

在完成了对文件的备份&同步、科学命名和合理归类之后，能够在需要的时候能快速定位相关文件，是我们做文件管理的最终目的。因此，除了前文说的技巧以外，学会从众多知识中筛选出我们需要的内容，用好「搜索」也是非常关键的。

通常情况下，我们电脑系统自带的搜索功能比较单一，我们可以通过亿方云企业网盘完成一些更精细化的搜索任务。

①关键词搜索

在快速搜索方面，亿方云不仅支持搜索文件名称，还支持「全文搜索」，只要你记得文档中某个关键词或者负责人姓名，就可以快速找到名称&正文中含有关键词的文件。

②精准搜索

文件多了以后，常规的关键词搜索会逐渐无法满足我们的需求。为了更精准地找到所需文件，我们需要对搜索结果进行“二次筛选”。

比如，在亿方云上进行关键词搜索后，我们可以对文件所在区间、文件类型、匹配内容、时间范围等内容进行二次筛选，以此快速定位想要的文件。

③“常用”功能

如果有一些文件需要经常打开，那么我们可以使用亿方云的「常用功能」，将文件添加为常用。

添加后，我们就能在「文件」-「常用标签」里快速打开，不需要再花费时间寻找。

添加常用后的文件都将显示在快速入口之下，方便后续快速访问。

最后总结一下实现高效文件管理的四个小技巧：

首先，在数据层面做好海量文件的备份&同步，利用亿方云企业云盘实现文件的多平台同步；其次，对文件进行科学命名，让文件就从没有意义的“数据”变成“信息”；再次，建立相应的文件分类体系，对知识进行合理归类；最后，运用亿方云企业云盘的高效搜索功能快速定位相关文件，从众多知识中筛选出有用内容，形成自身的智慧体系。