手机怎么样打开电脑版wps(学会这4个功能,光用手机也能专业办公)
本周开始,多数企业已经正式复工,但过去2周临时的远程办公里,不少企业因为文档数据无备份、反复沟通等影响导致效率变低。
为了不让大家再犯同样的错,今天WPS为大家介绍4个实用的功能,轻松解决办公低效问题。
手机、电脑随时查看
支持365人共同编辑文档
异地协作最苦恼的有两件事,其一是公司电脑中常用工作文档只保存本地,在家无法查看;其二是沟通上没法及时同步。
不过打开手机版WPS「WPS云服务」功能,便能完美化解、轻松克服上述苦恼。
打开WPS,点击底部「我—WPS云」
开启后后,所有在手机版WPS打开并编辑的文档便会自动存储于云端,随便哪一台设备,只要登录同一账号就能随时打开查看。
同时,文档还能以链接的形式分享,一个链接就是一份文档。无论是文档、表格、PPT,以链接分享出去的WPS文档,都最多可支持365人同时在线编辑,实时保存更新,轻松完成多人协作。
打开文档,点击底部「分享—多人编辑」
一个链接还能是一个办公室,若文档有问题,每个成员都能选择文本添加评论,每一条建议都不会遗漏,即使没有面对面,也能高效完成沟通。
团队文件,在线高效共享
轻松降低零散、反复的沟通成本
由于无法面对面交流,异地办公更需要文件方向的交流与沟通。可如果在微信群发送文件,没过多久文件就会被刷屏不知所踪,想要找到并非易事。
另外,一个团队常有共享查文件的需求,可是以本地文档存储传阅时,总免不了需要反复确认是否为最新版。
想要解决这两个问题只需要创建一个「共享文件夹」。
在手机版WPS首页,点击底部「文档」,选择或新建文件夹,点击「共享」将链接发给成员,团队成员点击后便能加入。
此后,只要登录同一个WPS账号,就可以在任意手机、电脑中,直接查看/编辑在共享文件夹中的所有文件,并且文件皆为最新版。
手机可在WPS首页,点击顶部「共享」即可查看
另外「共享文档夹」还有着灵活的权限管理,可针对每个不同成员设置不同权限,离职同事也能快速移除,保证团队文件安全(需在电脑版WPS2019设置)。
自动备份只能是文档?
其实一整个文件夹都可以
不瞒大家,WPS君在春节前就和同事们开始远程办公了。其中,能让我正常切入工作状态的原因,主要是因为「同步文件夹」功能。
它可以将电脑中的文件夹设为自动同步,一旦文件夹出现改动,便会实时同步到「同步文件夹」中,即便春节回家只带上手机,也都能随时查看最新文件。
举个例子,WPS君就将电脑中的工作文件夹设为「同步文件夹」,无论是改动文档内容,还是增加/删减文档,WPS都会自动同步。
公司电脑本地的文件夹
WPS「同步文件夹」
完全一摸一样,一份文档也不少!如此一来,即便过年期间在家,WPS君也能用自己手机访问公司电脑工作文件夹的内容,一点都不会耽误。
使用方法:使用WPS2019(Windows版),在电脑右下角托盘中点击蓝色图标,选择「WPS网盘」,选择自动同步的文件夹即可。具体如下图:
文档不好找、找到却被清理?
其实「文档雷达」能帮你自动备份
这一次意外的远程工作,让许多小伙伴一时间没法适应过来,其中的原因就包括平时没有将文档备份云端,工作文档只存储在公司电脑本地,导致无法访问并进行工作。
倘若你为此而烦恼,推荐使用WPS的「文档雷达」功能。疫情期间,只需委托在公司的同事开启该功能,便能解决上述的问题。
「文档雷达」是能自动帮你备份文档的办公助手。在联网状态下开启,它不仅能够实时备份在QQ、微信接收的文档,还能备份电脑桌面以及下载中的文档。
如此一来,不但能减少文档易丢失、易过期、不易找寻的风险,还能让你无惧远程工作、跨设备的场景,在任意设备登录同一账号,即可在「我的设备」文件夹中查看所有文档。
在WPS「我的设备」文件夹中,可查看同步文档
使用方法:使用WPS2019(Windows版),在电脑右下角托盘中点击蓝色图标,如下图:
在系统桌面添加办公助手快捷方式后,点击并在文档雷达区域中,将选项中的云备份开启即可实时备份。