怎么样管理电脑文件(电脑上文件整理费时又费力，办公高手仅用Excel就轻松管理)

我们在实际工作中，制作表格，可能会碰到各种各样的需求。有些需求，如果没有真正碰到过，根本没法想象。但是，碰到了，你就得想尽办法去解决问题。

这就是一个典型的文件管理问题。经常要管理很多档案、商务文件的小伙伴今天有福了。拉登教你批量管理文件的3个妙招，一并解决如下各种文件管理难题：

如何为文件清单快速添加分类信息；

如何快速统计不同类别的文件数量；

如何批量创建带超链接的文件目录；

最后还有一个小彩蛋。精彩马上呈现：

第一招：快速添加分类名称

下面是有一份文件清单表，需要给不同类型的文件添加分类名称：Excel/PPT/电子书等。

动图中的操作要点：

?插入标题行后打开筛选器；

?按文件名筛选，输入包含的字符；

?选中拟输入分类的区域；

?输入分类名称；

?按【Ctrl+Enter】批量填充到选中区域。

小知识

筛选-选中-输入-【Ctrl+Enter】，是Excel中极其常用的一个组合拳。用来按条件筛选并批量修改数据。

第二招：按类别查看文件列表

在文件列表中，想查看某个类别下有哪些文件？利用筛选功能，轻轻松松实现。例如，查看所有PPT文件清单：

动图中的操作要点：

?选中第一行，按下快捷键【Ctrl+Shift+L】，快速打开筛选器；

?点击B2单元格【备注】的下拉菜单，选择筛选的文件备注。

小知识

筛选是Excel中最为常用的一个关键技术。看似简单轻巧，用法非常丰富，案例中的方法仅仅是冰山一角。

第三招：按类别统计数量

想知道哪一类文件数量的多少？只要随随便便一拖就能统计出来：.

动图中的操作要点：

?选择任意一个数据

?在【插入】选项卡中，找到并点击【数据透视表】

?把【备注】拖动到【行】区域，把【文件名】拖动到【值】区域

统计完成！

小知识

只要有分类名称，利用数据透视表就能实现快速分类汇总统计。无论你的数据是1行，还是10000行，都只需要1秒。数据透视表是Excel中最具杀伤力的核武器。

第四招：批量创建超链接

有超链接，点击就能直接打开相应的图片、照片、文档等文件。怎样在Excel表格中批量创建超链接呢？需要用到一个HYPERLINK函数。

动图的案例中涉及的关键操作：

?在C2输入了如下公式：

=HYPERLINK("[C:\MyDocuments\Mybook.xls]")

?向下填充公式，点击C列「链接」就能查看对应文件。HYPERLINK函数的结构如下：

因为链接地址是根据A列的文件名动态计算的，所以填充公式后，会链接到对应的文件上，点击生成的链接也就能够查看对应的文件了。

是不是超酷炫的！小伙伴们，手工操作是病！得治！