怎么样用电脑制作报表(又到月初，你的报表做好了吗？Excel 一页纸报表术技巧分享)

本文作者：大猫咪_张萌萌

大噶好~

好久不见，萌萌有些想大家。关注萌萌的朋友一定知道，萌萌前段时间回家避暑啦，游山玩水，四处逍遥。（话说还有青海、甘肃网红自驾游记没有更）不过萌萌现在已经回到魔都啦，之后会认真更文，欢迎大家监督。

作为一个开了Excel图表专题的人，2月不更好像有点过分，所以萌萌这次就拿出看家本领来给大家赔个罪吧——Excel一页纸报表大法

报表大概长这样，数据都是虚构的

一、引言

在萌萌更了前几篇Excel文章之后，陆续收到很多朋友询问有关报表（周报/月报/年报）的问题，所以萌萌就特开此文给大家指条明路吧。

我们以往可能会将“报表”狭隘的理解为财务报表，但是在越来越多行业、部门开始注重数据的今天，“报表”的适用范围早已超出财务范畴。比如可以有业务报表、销售情况报表、新媒体文章流量分析报表、app运营情况报表等等。

毕竟不能衡量，便无法增长；不能掌握，便无法预估嘛

小小一张报表，承载的是企业的过去和未来，所以我们还有什么理由不用心做表呢？

那么，相信每个月月初的这几天就是大家制作报表的紧迫关头，悄悄问一下“又到月初，你的报表做好了吗？”

二、一页纸报表大法的特点

1.项目固定，易于操作

很多时候我们拖延，不是因为懒惰，更多的是无从下手的困惑。所以萌萌相信，每一个为报表发愁的职场人不是因为不愿意认真工作，而是对每月一次的报表无从下手。

如果是部门内部，可能光统计指标也有十来个，如果是公司总部，甚至是区域管理，更是苦不堪言。不说基础数据难以汇总，光统计核算一下大概也需要一两天功夫。每次完成的报表也至少十几张纸，毕竟统计数据太多，字小了看不清楚。

所以到底这些分析指标的逻辑是什么？到底谁更重要？跟去年同期，或者前几个月，指标到底有什么变化呢？领导要的那么急，我到底先做哪个呢？同事错了一个点，却没人理解我为了这一个点付出了好几天。

模块化一目了然，导入数据看图说话

前几年流行背大包，甚至帆船袋，因为觉得什么东西都可以一股脑塞进去，十分方便。后来大家发现，一股脑塞进去是挺爽，拿的时候就愁死人。

谈客户时，半天翻不到记事本，给对方留下了不专业的印象。工作急用的U盘明明记得放在包里了，但是第二天就死活翻不到，给自己和同事造成大麻烦，过了几个月才发现是掉到内衬洞里去了。

但这都并不是因为你工作能力差，而是你没有选对工具。所以后来还有人专门出了本书，叫《聪明女人背小包》。

而这一页纸报表大法就像是“聪明女人”背的小包，统计项目模块化，免去你因为心中困惑而拖延工作。

毕竟一口吃不成一个胖子，一口不行，我们可以分成几口来吃嘛。将目标解构为几个模块，分而治之，相信不管是心理上还是工程量上，你都会轻松不少。

根据分析项目逻辑，安排模块坑位，报表逻辑清晰可见，使报表条理清晰，易于阅读。

为什么说“聪明女人背小包”，一方面是“小包”将各种物品位置固定，免去翻找困难，另一方面，当位置固定后，物品的位置逻辑更易排列，比如常用的交通卡一定不是和信用卡一起放在钱包内，而是放在包身侧边易于拿取的口袋里。

而在报表中，各种分析项目被模块化之后，才更容易理清逻辑关系。领导最关心的是新增用户，还是发文数量，甚至是浏览转化率，相信聪明的你一定能根据业务发展要求，以及汇报人的要求做出逻辑最顺畅的报表。

2.数据/项目易于变更

其实说起来，做报表不难，一张一张数据贴上去总能完成，最痛苦的是完成之后的数据/项目发生变更。

提供数据的同事说有个地方错了，或者你图表做出来有个异常值，更或者你做好之后领导说要调整一下加权值，你就只能默默流泪了。如果晚上11点，领导突然想起来明天有个会，跟你说“把到昨天为止的业务情况统计好，明早放我台子上”……本是同根生，相煎何太急……

最早萌萌也很无奈，只好把所有数据推翻，重新核算，再重新填制，最后再重新作图。报表人的凄苦谁人懂……

有了一页纸报表大法之后~哈哈，这都不叫事儿~

重新核算？重新作图？不存在的~

如果改动的是某个月的数字，只要在一页纸报表的data中，改掉这一个地方，其他核算数据会自动进行相应变动。而图表数据源因为引用的是位置，不是唯一值，所以在data变动之后，图表也会随之变动。

也就是说，错了哪个值，你就改哪个值，再也不用全盘推翻重来啦。连项目名称都不用挨个复制粘贴，data表改一改，项目名称自动变。往常几天的工作量，现在动动手指，大概也就几分钟吧~（是不是很刺激？）

3.看图说话，让数据说话

有的时候你交了报表，结果领导还要让你分析报表，想听你汇报一下最近几个月的业务情况。但是光赶着出报表的你，一门心思复制粘贴，哪有心思对业务数据挨个分析，还把环比、同比的具体数据记在心里呢？

编不出一二三，会给领导留下不好的印象，甚至被质疑报表的真实性。但是编得出一二三，外一和实际数据对不上可怎么办？毕竟常常都是你先说一遍，领导可能转头就汇报给领导的领导了。

横竖小命都难保，不如教教报表，试试让报表替你说话呗？

业务趋势怎么样？领导看图哟，看这折现的走势就知道。

产品表现怎么样？领导咱们再看图，看这A产品的条柱一军突起，就知道势头迅猛。

活动转化率怎么样？领导咱们再再再看图，看这浏览量和参与者的重叠范围，就知道效果好的不得了。

有了图表做小抄，你再也不会被问的哑口无言了，而且有图有真相，领导去汇报起来也得心应手不是吗？

4.观看场景多元化

虽然我们常常都是在电脑前完成月报的，但是作为领导，分分钟都想掌握业务发展情况哟。

睡前想看一眼，明天开会好撕逼；路上想看一眼，好琢磨一些促进业务新计划；开会时想随身带，方便发言口若悬河；电梯上也想看一眼，可能为了装逼吧。

所以一页纸报表大法对于领导们来说，最大的优点就是随时随地浏览。

可以是微信上一张图，点开正好一个屏幕，不多也不少。可以是一张A4纸，夹在笔记本里，不大也不小。可以是屏幕上的色彩斑斓，也可以是A4纸上的黑白分明，但是都不影响你报表的分析含义。

这里说一下，虽然现在也有很多流行的可视化软件，但是使用场景限制较多，领导的学习成本也比较高，所以对一些可视化分析要求不高的企业，Excel还是首选。

三、制作要点

好了，上面已经把一页纸报表大法吹的差不多了，下面就讲一讲制作要点，以及具体步骤。

要点一：表图结合法

“表图结合法”顾名思义，就是将Excel中将表格和图片相结合的一种作图方法。

主要功能是通过调整表格的行高、列宽，对报表格局进行划分。

要点二：抽数公式引用

为了达到修改某一基础数据，报表中的图表和项目名称就跟随变动的目的，所以一页纸报表大法采用了抽数公式（Index），具体公式逻辑和使用场景还需大家自行琢磨，这里就不展开了。

也可以参考萌萌之前的文章中index部分：https://post.smzdm.com/p/710353/

要点三：小图表制作

大家可以从图片中看到，一页纸报表大法最大的特点就是有几十个小图表组成的，又通过每个小图表的折现反应各个指标走势。

而这几十个小图表是逐一绘制的吗？

当然是有便捷方法啦~比如绘制一个之后，复制粘贴至其余所有，然后修改图表数据源呀。

四、操作步骤

1.版式设计

成语有云“谋而后动”嘛，所以我们在动手作图之前，要先“谋”一下。

谋什么？谋一下你负责的业务正处于何种发展阶段，领导最关心哪些数据。毕竟报表报表，得知道报点啥，跟谁报不是？

分析要素：分析的对象、方向、范围、深度

分析项目图示

（估计有朋友可能会问到脑图软件，使用的是“幕布”。点击链接https://mubu.com/inv/554626，不但可使用初级免费版，还能获赠15天高级版使用权。不用白不用嘛，推荐大家一起上贼船。）

那么举个例子，有这么一个业务起步阶段的公司，每个区有一些门店，做的还是服务型产品，所以，月报中领导最关心的肯定是各区业绩情况，其次是分销、大客户、合作公司的业务往来情况。

而不论什么事都能论个一二三四出来，所以，对于例子中的这家公司，领导最关心的应该就是：

第一，上个月营业额是多少；

第二，每个区的业绩表现怎么样；

第三，合作公司业务往来情况。

好了，确定了分析项目，还确定了优先级，下一步就可以开始打草稿了。

b)打个草稿，确定模块坑位

毕竟咱们不是神笔马良，画什么活什么，所以还是乖乖打个草稿吧。

草稿也不用十分精细，就像写作文列列大纲和例子就行，一页纸报表的草稿写个意就行。

萌萌为这篇文章打的草稿

画一画一行准备放几张图，一列准备放几个分析项目。准备全都是小图表，还是再弄点分析点评在侧之类的。可能有点像日本的手账，文字+图片，就是要“心动的感觉”。

c)Excel画框架

有了大致草稿，就是用Excel开始排兵布阵啦。

大家体会一下这些高矮胖瘦各不同的格子

变身第二步

变身第三步

初具雏形有没有

注意，这里对应的就是“表图结合法”中，“表”的具体设置。

具体需要进行以下设置：

行高、列宽、大小比例、字体、配色

2.填写编号及要素名称

这里是萌萌已经贴好的数据，大家可以参考一下格式。

b)利用公式抽取要素名称

index公式逻辑还请大家自行揣摩啦，当然你也可以下载萌萌的源文件来学习。源文件索取方法：在公众号“zmmnote”，公众号名称“哈哈哈小剧场”，后台回复【20180905】即可。

3.制作小图表

制作步骤：

使用今年/去年数据绘图——美化图表——调整大小——依次复制并修改数据源

注意，这里对应的就是“表图结合法”中，“图”的制作。

相信大家其他步骤都没什么问题，具体“美化图表”可能稍有困难，贴心萌把美化方法写在下图中，希望能帮大家解惑。

美化步骤（logo下是“更改坐标轴单位）

通过更改图表数据源来变更图表数据

数据源变更之后就是一个个独一无二的图表啦

将表格粘贴为图片，放置到预定坑位即可

这张图使用了特殊技法

将表格粘贴为图片，放置到预定坑位就完成啦

4.保存及发送

相信大家都知道文件要常保存，但是对于一页纸图表大法，保存步骤十分讲究。

请大家先在“打印预览”中确认自己的报表是否确实为“一页纸”。如果不是的请在“打印”选项设置中，选择“将工作表调整为一页”选项。（萌萌用的是Excel2016版本，不清楚其他版本是否具备此功能）并再次观察版式，不足之处可以再调整。

确认无误之后，请大家还是在“打印”选项中，将“打印机”选项设置为“MicrosoftprinttoPDF”,并在之后跳出的对话框中设置好要保存的文件名即可。甚至你也可以直接截图给领导交作业，微信传图可以让领导有图片预览功能，也是不错的选择。

五、其他变式

当然，除了满页的小图表，大家还可以对模块、指标、图形等要素进行变化。

甚至可以在报表中添加矢量图表、指示图形、分析结论等内容。

比如，对于SMZDM的“达人小小值”的工作报表可能是这样的：

此报表内容皆为虚构

萌萌没做过内容运营，所以，数据是瞎编的，项目名称是瞎猜的，大家感受一下样式就可以了。

当然，优秀的你也可以做成上面这样，毕竟这些可视化软件的灵感都来自于Excel。

六、尾声

也许你会觉得萌萌给的样例有些单调，但是毕竟“模仿是创新最好的老师”，你先模仿好了，才能自己创新呀。

所以，不如试试先把样例学会了，再设计自己心目中的一页纸报表吧。

如果没看懂也不要紧，萌萌推荐你到网易云课堂，拜师刘万祥老师。毕竟跟着萌萌的老师，国内可视化图表第一人学习，肯定不会差的啦~

如果你觉得萌萌这次的文章不错，或者对你的工作大有启发，不如「点赞、收藏、评论」来一套，鼓励一下萌萌吧~毕竟你的鼓励和掌声，当然更重要的是小金币，才是“财迷萌”不断更文的动力呀。

如果你在练习过程有不懂的地方，或者其他想知道的图表制作方法，也可以在留言中询问萌萌。

源文件也记得下载一下啊，索取方式：在公众号“zmmnote”，公众号名称“哈哈哈小剧场”，后台回复【20180905】即可。

当然，读到这里你可能终于不再为月报的事情烦恼了。萌萌再悄悄问下：2018已经过去2/3了，大家年报准备好了嘛？