怎么样列电脑文件清单(每天列清单，却发现从未全部完成：用这4个方法，教你正确列清单)

一、列清单，越列工作越多，几乎没完成过？

《为什么精英都是清单控》的作者宝拉·里佐，是知名博主，也是美国电视界最高奖项艾美奖获者。她自嘲自己“有病”，因为她喜欢列各种清单：要做的事情、要去的地方、想看的剧情、要使用的APP、喜欢的餐厅、想读的书等等。甚至尴尬时说的话，可以逗人笑的话全部都被她列成清单。

她说，“虽说是病，但我可喜欢了。因为自己获得艾美奖和其它大大小小的成就全部归功于列清单。”

很多职场人也热衷于列各种清单，愿望清单、读书清单、工作任务清单等等。列这些清单，是希望能照着完成事情。

但近年来，在任务管理APP【iDoneThis】的一份数据中显示：

人们清单中的任务有41%是从未完成的，

50%是在一天内完成的，

18%是在一小时内完成的，

10%是在一分钟就能完成的。

这个数据表明，每天清单中的很多任务是无效的，像那41%；而像10%的那部分，除了我们看着划掉的任务，带来一些虚假的成就感之外，没有任何价值。

那么，到底应该如何科学、高效地使用清单呢？

二、没能完成待办事项清单，是因为你犯了这些错误

首先，我们要了解在列清单的时候会犯哪些错误。

1.清单太长，选择太多，导致注意力涣散

选择太多也意味着不知道该怎么选择。

小萱说：“她每天到了公司，就会先打开清单APP，把一天能想到要做的事全部放到清单里面。但是，除了写下来，她很少再打开那个APP，因为里面要做的事情实在太多了。”

清单太长，容易让我们注意力不集中，在心理学有个效应叫“柴嘉尼效应”，就是指我们对未完成的事情总是念念不忘，甚至比已完成的事更易想起。

比如，你在做着方案设计时，心里总想着今天还有绩效报告要交、还有20多封邮件没回，交给其他人办的策划活动的事也要今天核对等等。

可能因为事情太多，即便你写下来，这些事还是在你脑子里环绕，让你的注意力不能够完全集中，导致你在做方案设计出现了低级错误而不自知，等交给老板看时已为时已晚。

2.越小的细节越致命，截止日期最易忽略

效率和时间管理专家达蒙·扎哈里亚得斯写的《高效清单工作法》一书中说：“没有截止日期的待办事项清单只能称为愿望清单。”

很多人列清单，就是简简单单把要做的任务一股脑全写上去，没有截止日期、没有优先级，然后就一个个挨着做，感觉很有效率的样子。

但事实上，没有截止日期的清单更容易让我们拖延。

看看下面两个场景：

老板找到你，说：“把部门业绩统计出来，明天交给我。”你看了下表，现在下午2点，加加班应该能完成，速度快一点的话，下班前就能完成。于是，你先把【统计部门业绩】写到了今天的待办清单中，然后打开电脑，打起了十二分的精神，马上进入状态开始收集统计。下班的时候，你刚刚好完成，你在清单前面画了个对勾，看着清单，嘴角不自觉上扬，感觉很满意。

另一个场景：

老板找到你，说：“把部门业绩统计出来，下周拿来给我看。”你把【统计部门业绩】写到了今天的待办事项清单中。但是你想了下，今天才周二，好像不急，然后你就想先刷会剧吧。今天结束的时候你连Excel都没打开。于是，你又把它写到了第二天的待办事项清单中，但是到了第二天，发现还有3天时间，还早呢，你选择了先打会游戏。一天推一天，到周五的时候，【统计部门业绩】还在你的待办事项清单中，你觉得今天要是还完成不了，周末就要加班了。于是，才开始收集数据统计。

“帕金森定律”告诉我们：“如果留给任务的时间变得充裕，我们会主动降低工作效率，一直磨蹭到截止日期为止。”

所以，设置截止日期是一个小细节，却又是一个完全不容忽略的细节。它不仅能帮助我们根据任务所需的时间确定任务的优先级，还能增加我们的紧迫感，集中精力办事情。

3.任务被定义的太宽泛

任务定义太宽泛，会让我们不知道任务要怎么开始，从而变得束手无策。

比如，小梅负责策划一场活动，如果她清单中直接写“策划活动”，这样的清单就是定义的太宽泛。

她不知道该先做做什么，再做什么，就会把这件事一次次的推迟，等到快截止日期时匆忙开始。或者因为定义太广泛，她总是想到什么做些什么，到最后时可能发现有些没做，有些多做了，最后使得这个活动匆忙收场。

正确的做法是，小梅应该先把它分解成一个个的小部分：

如先确定活动主题、再确定活动的地点、活动的流程、活动需要的预算、活动需要哪些人参加，最后再一个个核对一遍。

这样“策划活动”这件事才能很好的完成，才不至于在活动现场弄得大家手忙脚乱。所以，定义任务的时候一定要细化，要把大任务分成一个个的任务块，这样才能提高做事的效率。

三、4种有效方法，教你正确列清单

知道了会犯的错误，那么，如何列清单才能更好地提高工作效率呢？我推荐给你列好清单的4个有效方法。

1.“主任务清单”+“每日任务清单”

“主任务清单”就像一个存储库，是记录你每一个任务的清单，在这张清单上无需考虑任务的优先级、截止日期、完成所需的时间等，你只需把你脑中的无数个任务列出来，它的作用就是以防你忘掉要做的事。

“主任务清单”中的任务很少有全部完成的一天，而且还会随着时间的推移不断增多。

“每日任务清单”，顾名思义就是你今天工作的清单，它的范围仅限于你打算今天要完成的任务。

那两份清单要如何协同工作呢？

首先，每天早上开始工作前或者前一天睡前，检查“主任务清单”。

其次，根据任务的优先级、截止日期、每个任务的所需时间等因素，选择一部分放到“每日任务清单”中。

因为“每日任务清单”才是自己一天中要做的事。

比如，今天晚上你觉得这周的任务还有交项目报告、交团队绩效报告、跟领导汇报工作、跟客户约见面聊下一次合作等等，你就可以先把这些都写到“主任务清单”中。然后，根据任务的优先级和截止日期等判断哪些要放到“每日任务清单”中。

假设说，明天是交团队绩效报告的最后一天，跟客户约见面也是要赶紧办的事。那你就应把“交团队绩效报告”和“约客户见面”放到明天的“每日任务清单“中。

2.“3+2”法

“3+2”法是遵循一个公式：3个大任务+2个小任务。大任务需要的时间是一两个小时才能完成，小任务则是在30分钟或者更短的时间内完成。

这个方法的好处是每天只有5个主要任务，不会因为任务太多而增加了选择难度。而且减少了切换的次数会让你的注意力更集中，效率更快。你有大块的时间就做大任务，有碎片时间就做小任务。

当然，这个方法缺少了一些灵活性，因为有一些任务需要时间在30分钟以上，又在一两个小时之内。所以，根据这个方法还有一个扩展法，叫“1+3+5”法。

“1+3+5”法是指1个大任务+3个中型任务+5个小任务，这样每天的任务数就变成了9个。1个大任务的时间还是需要一两个小时左右，3个中型任务的时间就是30分钟以上，1小时以内，5个小任务的时间是在30分钟以内。

此方法不包括那些15分钟以内就能干完的事情，15分钟以内能干完的事用“2分钟法则”或者“10分钟法则”去完成就好。

3.“事不过三”法则

“事不过三”法则（TheRuleofThree）是指：每天从你的待办事项中选出要在特定日期完成、且优先级最高的三项任务。

每天就先做这三件事，而这三件事的安排最好能遵循一件是快速完成的事+一件是最容易拖延的事+一件是今天必须完成的事。

比如，回复几封邮件，这属于能快速完成的事；整理一些在年终总结时会用到东西，因为年终总结还有一段时间，这件事我们总是容易拖延；再加一件今天补必须完成的事，如交项目方案。

这个方法的好处很多：

（1）三件事让注意力更聚焦；

（2）每天先从最简单，又能快速完成的事情开始，先让自己有一点点成就感；

（3）再做一件需要又不太紧急的事，能消除我们的紧迫感。

我们每天先找出这样三件事来，然后在没有特殊情况下，优先完成这三件事或者是能推进这三件事的事。

其它的事情能不干就不干，能委托就委托出去，只有完成了这三件事才能把注意力转向其它地方。

4.“便利贴”法

“便利贴”法需要一块板和一堆便利贴，将板分成3栏，从左到右，分别为“待办事项”、“进行中事项”、“已完成事项”。

它的使用步骤是：

在便利贴上写下每项任务贴在最左栏（包括开始和截止日期，预估完成时间以及任务分解且每张便利贴只写一项任务），等你开始做这件事时，把这张便利贴移到中间栏，这件事完成后，再把它移到最右栏。

比如，你要完成项目方案、交团队绩效报告、开晨会三件事，先把这三件任务写在便利贴上，然后都贴在最左边的“待办事项”栏，当开始做这件事后，像开晨会，就把【开晨会】移到“进行事项”栏，完成之后再移到最右边的“已完成事项”栏。

而写有其它任务的便利贴依旧贴在最左栏的“待办事项”栏中，等开始做时，再把它移到中间栏。

以此类推......

“便利贴”法的好处就是便利贴可以随着你任务的完成情况随时移动位置，而且每个任务处于什么状态下也一目了然。

这种方法最受公司领导人的欢迎。还有人是直接用便利贴的颜色或者笔的颜色分任务进行的情况。

如黄色表示“待办事项”、绿色表示“进行中事项”、红色表示“已完成事项”，这些都是这种“便利贴”法的演变。

四、结语

待办事项只是一种工具，关键在于我们如何正确列清单，如何执行清单。上面的这四种方法没有哪种方法最好，最适合自己的就是最好的。

当然，你也可以选择几种方法混用，琢磨出最适合自己的一种，然后，用清单规划生活，规划工作，创造更美好的明天。