怎么样管理电脑资料(如何用1个Excel文件来完成80%的日常办公和资料管理？)
作者：David@勤美村
编辑：木鱼师兄
工作这些年，我试过很多资料记录和管理的软件。
最早使用记事本程序，体积小，使用方便，秒开秒关。后来用各种笔记软件，甚至还专门建一个BBS论坛来用于发布不同的资料。其中，如印象笔记我用了很多年。但随着资料越来越多，我发现很多历史的资料，后面用的很少，因为什么类型的资料都能放，导致所以占空间越来越大，而且软件的功能也越来越多，很多都用不上，反而觉得累赘。
再后来，我用上了最传统的、最常见的一个软件：Excel，大家的电脑上都有吧，别说，妙处真不少！从此我几乎就不再用其他的软件来记录和管理资料了。
当然，先说明一下，用excel来做记录型软件，只适用于每天需要在电脑前办公的师兄们，用手机来看excel，是不方便的。因为我的工作几乎是都在电脑前，所以，这个方式是适合我的。
01多工作表，用于记录不同的类型
底部工作表这里，我们可以按照几个类别来对资料进行分类。比如下图，我就分了几个类型：个人记录，工作记录，财务花费，供应商资料，客户资料，程序代码备忘等等。
多工作表的好处有如下几点：
1>一个文件最多可以建255个工作表，完全足够我们使用；
2>切换方便，直接点击下面的工作表列表，或者右键弹出菜单里面选择要跳转的工作表，也可以专门用一张工作表作为目录，点击目录，即可快速进入工作表。
3>工作表可设置颜色标签，便于目视管理。只需要在工作表上点右键-->工作表标签颜色，选择喜欢的颜色即可。
02大画幅不限尺寸的工作表
每张工作表就像一个巨大的画卷，不限制高度，也不限制宽度，两个方向几乎可以无限扩展。
以Excel2013版：列数最大16384(XFD，2的14次方)，行数最大1048576(2的20次方)；在日常的使用中，是相当的够我们发挥了。
再加上每行和每列都可以任意设置高度和宽度，又极大地拓展了可用的空间。
03丰富的富文本格式支持
支持表格、边框、形状、图片、字体、颜色、背景等富文本功能，而且同一个单元格内的文字，还可以分别设置颜色、字体、大小等，可以说是五花八门。
相比其他软件，使用起来可以说是非常的方便。可以方便的标注重点
比如我们要凸显某一条数据，可以加一个底色，简简单单就达到了功能需求。
04超强的筛选和查询功能
资料的查询功能，肯定是作为资料管理软件必须具备的功能。
1>excel自身的查找和替换功能（Ctrl+F）
2>利用数据的筛选功能
比如我们记录了一万条数据，利用筛选（可以多个条件联合筛选），就能够点几下鼠标，让屏幕上清清爽爽显示我们所要的数据。
05“你说了算”的强大计算功能
excel强大的计算功能，也是一般软件无法比拟的。
比如我们要记录每天的收入和支出，只要设定好公式和报表格式，就能自动按周或按月汇总各项支出。
比如下面这个产能统计表：
每天只需要输入当天的数据，就能自动生成图表。
比如这个计算材料费和加工费的表：
我可以很方便的查询到历史样品的长宽高等尺寸数据和加工费用，有新的机种时，我只需要输入基本尺寸，就能自动算出材料费和加工费。
而且这样的表，我在一个工作表里面也能建多个，互相可关联，也可独立。
两到三个单元格=一个可记录历史数据的自动计算器
06“选哪儿打哪儿”的选择打印功能
用其他的软件，打印可是一件很麻烦的事情。但是在excel里面，我们可以很方便的利用分页功能、选择打印区域功能、打印标题功能等，快速打印我们想要打印出来的内容。
除了打印，我们还可以将特定的工作表复制到新文件，或者将局部内容复制，粘贴在新的文档里面，很方便的将资料导出。
打发票、打电子小票报销凭证，我基本上都是在excel里面完成。发票一贴，可以很方便的将2张发票打印在1张纸上。
07一个文件闯江湖
所有内容在一个文件里面，格式通用，携带方便，兼容性强。这个也不难理解，因为是excel的通用格式，所有电脑上都能用，不需要安装专用软件，也不需要联网，不需要拷贝多个文件和文件夹。
我这个Excel记录表，已经记录半年了，总共还不到2M的大小。但里面的内容却非常丰富。日常用到的计算数据，各类计算公式、日常工作记录、销售价格、出货记录、采购单价、供应商资料、客户资料、员工薪资、日常开销等等，都在这个文件里面。
08其他功能
当然还有其他很多使用的功能，比如文档加密，工作表加密，单元格保护，单元格隐藏等，这里不再赘述，因为这些也都是excel本身的功能。
我是小结
按照惯例这里还是总结一下，上面我们分享了excel这个工具用于资料记录和管理的几大妙处：
01一个文档可以建多个工作表，用于分门别类做记录
02工作表有很多很多个行和列，像一幅巨大的画卷，任我们描绘内容不受限制
03富文本格式支持（表格，图片，形状，文字颜色，字体，背景等）
04超强的筛选和查询功能
05强大的计算功能
06选择打印功能、工作表及内容选择性导出功能
07单文件，即可承载所有内容
08其他更多……
我用excel来记录和管理常用资料，已经有好些年了。日常的生活记录，工作计划，工作报告，财务记录，通用数据资料，测试数据资料，产品报价资料，订单及交货记录，应付应收账款，账号密码，每天学习的收获，等都在一个文件里面。
当然，有的会说文件都是怎么办？损坏怎么办？我习惯定期的发到邮件里面。
如果你还没找到合适的工具，就试试Excel吧，如果使用中有什么心得或者疑问，都可以与我交流哦~~